Tagungstechnik: Viele Hotels sind überfordert

Lux AV

Wenn ein Hotel mit „modernster Tagungstechnik“ wirbt, heißt das noch lange nicht, dass die Technik wirklich den Ansprüchen der Veranstalter gerecht wird und funktioniert. Zu oft ist die Technik veraltet, sind die Mitarbeiter nicht geschult.

„Overheadprojektor, Leinwand, Laptopanschluss, Beamer, TV, Kassetten- und Videogerät, White Boards, DVD-Spieler und Videorecorder, Medienkoffer“ – das ist laut Website das Angebot eines Hotels, das Tagungsräume und -technik anbietet. Für kleinere Tagungen mit nicht allzu hohen Ansprüchen des Veranstalters mag dieses Angebot ausreichen. Ein Hotel, das professionelle Tagungstechnik für Konferenzen mit Hunderten von Teilnehmern bereitstellen will, muss jedoch mehr bieten. „Viele Hotels kennen die Möglichkeiten moderner Tagungstechnik gar nicht – und dementsprechend auch nicht die Vorstellungen, die manche Veranstalter an die Technik haben“, sagt Birgit Sadlowski, Geschäftsführerin der LUX AV-Technik GmbH aus Offenbach. Aus ihrer langjährigen Erfahrung mit Veranstaltungstechnik kennt sie die typischen Probleme von hoteleigener Tagungstechnik: Beamer, die nicht lichtstark genug sind oder nicht die gewünschte Auflösung wiedergeben können, Anschlüsse, die nicht passen, Mikrofone und Lautsprecher, die brummen oder pfeifen, Mitarbeiter, die mit der Technik überfordert sind – und als Konsequenz: technische Möglichkeiten, die nicht genutzt werden.

Doch wollen Hotels konkurrenzfähig bleiben, müssen sie genau diese Probleme lösen: Sie müssen gewährleisten, dass die Technik dem neuesten Stand entspricht und genau auf die Bedürfnisse und Anforderungen des jeweiligen Veranstalters abgestimmt sind. Auch müssen die Mitarbeiter so geschult sein, dass sie für einen möglichst technisch einwandfreien Ablauf sorgen können.

Plant der Veranstalter etwa eine Diskussionsrunde mit zehn Teilnehmern, sollte das Tagungshotel auf Wunsch zehn Mikrofone, ein passendes Audiomischpult und einen erfahrenen Tontechniker bereitstellen. Das können nur die wenigsten Hotels, viele behelfen sich mit Notlösungen, etwa einem Mikrofon für jeweils drei Diskutanten. „Das funktioniert zwar, professionell ist es aber nicht“, sagt Birgit Sadlowski. Auch die Lichttechnik lässt häufig zu wünschen übrig; hier könnte oft mit geringem Aufwand durch entsprechende Farbgebung die individuelle Stimmung untermauert werden. Sobald der Veranstalter eine etwas aufwendigere Beamerinstallation wünscht, sind viele Hotels überfordert.

„Hotels, die professionelle Tagungstechnik in ihrem Portfolio haben, sollten über die Möglichkeit nachdenken, sie zu mieten“, sagt Birgit Sadlowski. Das lohnt sich, wenn die Tagungstechnik höheren Ansprüchen genügen und noch dazu flexibel auf verschiedene Anforderungen ausgerichtet werden soll. Professionelle Beschallungstechnik anzuschaffen, kostet mehrere Tausend Euro. Wird sie selten genutzt, ist es de facto totes Kapital.

Neben dem Kostenaspekt hat das Mieten weitere Vorteile. Einer der wichtigsten: die Flexibilität. Denn nicht jedes Hotel kann alle technischen Geräte bereitstellen. Für eine internationale Konferenz etwa können Dolmetscherkabinen und die entsprechende Audiotechnik benötigt werden. Auch möchten manche Veranstalter ihre Konferenz interaktiv gestalten und die Teilnehmer befragen. Dazu wird ein TED-Abstimmungssystem benötigt. Professionelle Technik-Dienstleister können diese Wünsche erfüllen. Für Hotels sind diese Anforderungen lästige Aufgaben, die nicht in ihr Leistungsportfolio gehören.

Unternehmen, die sich auf Veranstaltungstechnik spezialisiert haben, bieten jedoch nicht nur die Technik zum Mieten an, sondern eben auch den Service: Auf- und Abbau der Technik, die stets gewartet wird, Anpassen der Technik auf die individuellen Wünsche und Gegebenheiten, Betreuung und Bedienung. Das garantiert einen reibungslosen Ablauf der Tagung. Dies ist keine Selbstverständlichkeit – nicht selten ist Hotelpersonal mit der Bedienung der vorhandenen Haustechnik überfordert. Auch diesem Problem können Hotels vorbeugen, wenn sie professionelle Technik mieten und für die Veranstaltung geschulte Mitarbeiter engagieren. Der Veranstalter wird den reibungslosen Ablauf danken.