Externe Aktenarchivierung bei Höhne-Grass GmbH

Einblick in das Archivzentrum Nieder-Olm, Foto: Höhne-Grass

Erweiterung der Lagerkapazität auf 200.000 laufende Meter - In jedem erfolgreichen Unternehmen werden Arbeitsabläufe ständig optimiert. Kaum ein Unternehmensbereich wird ausgespart. Einzige Ausnahme: das Archiv. Gesetzliche Auflagen zwingen Unternehmen, Dokumente aufzubewahren. Das kostet wertvollen Raum, bindet teure Arbeitskraft und erfordert einen hohen Sicherheitsaufwand.

Der Gesetzgeber schreibt zwar vor, wie lange welche Dokumente aufbewahrt werden müssen, sagt aber nicht, wo sich das Archiv zu befinden hat.

Das externe Archivdepot ist die Aufbewahrungsform der Zukunft. Der Name SYSTEM META steht dabei für marktführende Kompetenz. Und das umso mehr, wenn ein namhaftes Umzugsunternehmen wie die Günther Höhne Inh. Josef Grass Nachf. GmbH aus Mainz-Hechtsheim in einem eigenständigen Geschäftsbereich Archivdienstleistungen auf der Grundlage des SYSTEM META anbietet.

Entstanden ist das Mainzer Archivzentrum schon Ende der 90er Jahre. Aus einem Zufall, wie so oft. Ein Unternehmen, das mit der Hohne-Grass GmbH umgezogen war, wusste nicht, wohin mit seinen Archivkartons...

Sicher eingelagert und - gemäß VdS-Richtlinien - optimal gegen Einbruch, Feuer- und Wasserschäden gesichert, stehen bis heute viele der Kartons von damals in einem der Archivzentren der Höhne-Grass GmbH - umgeben von weiteren rund 80 Kilometern Akten, die über die Jahre Stück für Stück von Unternehmen und Privatpersonen hinzugekommen sind.

Vier externe Archivstandorte gehören zur Höhne-Grass GmbH: Mainz, Nieder-Olm, Griesheim b. Darmstadt und seit kurzem Dietzenbach, unmittelbar vor den Toren Frankfurts. Durch die Neuanmietung des Standortes Dietzenbach erhöht der Geschäftsbereich Archivwesen seine Aufnahmekapazität als externer Archivdienstleister mit angekoppeltem Aktenmanagement von derzeit rund 120.000 auf 200.000 laufende Aktenmeter.

Allein das Archivzentrum Dietzenbach verfügt über eine Gesamtnutzfläche von rund 2.500 qm. Es ist mit einer begehbaren Regalanlage mit drei bzw. vier Fachbodenebenen ausgestattet, verfügt über einen gesonderten Bereich für die Datenträgerarchivierung. Speziell dieser Teil der Anlage ist mit einer separaten Argon-Löschanlage ausgestattet.

Bis zum Ende des Jahres werden Teilbestände aus den jetzt komplett ausgelasteten Archivzentren Mainz, Griesheim und Nieder-Olm nach Dietzenbach verlagert. Gleichzeitig ziehen die ersten Neukunden in Dietzenbach ein.

"Das wird eine sportliche Herausforderung, die wir nur meistern können, weil wir einerseits über ein über Jahre perfektioniertes, intelligentes, elektronisches wie physisches Ordnungssystem verfügen. Aber selbst das wäre nicht genug, hätten wir nicht auf der anderen Seite ein Team von Mitarbeitern, die genau verstanden haben, was es heißt, unseren Kunden zuzusichern, jederzeit Aufschluss über Aufenthaltsort und Lagerdauer von jedem beliebigen Dokument geben zu können und eingelagerte Dokumente innerhalb kürzester Zeit per Fax, Kurier oder Online zugänglich zu machen", sagt Elke Rügner, die Leiterin des Bereiches Archivwesen der Höhne-Grass GmbH.